Management

Management by Objectives (MBO)

Management by Objectives (MBO) adalah metode penilaian kinerja karyawan yang berorientasi pada pencapaian sasaran kerja. Pada metode MBO, setiap individu karyawan memiliki sasaran kerjanya masing-masing, yang bersesuaian dengan sasaran kerja unitnya untuk satu periode kerja. Penilaian kinerja dalam metode MBO dilakukan di akhir periode mengacu pada realisasi sasaran kerja. Adapun Rank Inclusion in Criteria Hierarchies (RICH), berperan sebagai metode pada proses pembobotan atas Key Performance Indicator (KPI) karyawan yang mencerminkan hasil pencapaian sasaran kerja karyawan yang sedang dinilai kinerjanya. Dengan metode RICH, sistem dapat melakukan komputasi atas performansi kerja pegawai.
Penilaian performansi kerja karyawan ini mengambil lokasi pengamatan di PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. (Telkom). Posisi/jabatan karyawan yang dijadikan objek penilaian adalah Account Manager (AM). Yang mana AM merupakan ujung tombak Telkom dalam menjual produknya kepada Corporate Customer (CC). Adapun yang dikategorikan sebagai CC oleh Telkom adalah pelanggan yang memberikan kontribusi pendapatan diatas 500 juta rupiah kepada Telkom per tahunnya. Maka dari itu, kedudukan AM menjadi sangat krusial bagi Telkom dalam upaya memenangkan pasar Infokom di Indonesia.
Dalam tugas akhir ini, aspek penilaian performansi kerja AM dikhususkan pada bidang pencapaian Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.kemenangan pasar dan finansial. Adapun proses dalam menilai kinerja AM diperoleh yaitu; (i) penjabaran sasaran kerja unit, (ii) perumusan program kerja dan subprogram kerja, (iii) pemberian target pencapaian AM, (iv) penilaian SKI AM. Nilai akhir diperoleh dari total nilai seluruh program kerja.




G. Bentuk-bentuk Perencanaan
1. Recana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas:
- Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
- Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
- Opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi
- Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi
2. Rencana Stategik (Strategic Plan)
Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas. Mana yang akan dicapai terlebih dahulu.
Merupakan proses prencanaan jangka panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama. Tiga alas an penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
1. Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan lainnya yang akan dilakukan
2. Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
3. Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan manajer dan organisasi.
3. Rencana Operasional ( Operational Plan )
Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek.
- Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam suatu perusahaan.
- Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.







Proses pengambilan keputusan memang selalu diwarnai tiga faktor tadi. Di bawah kondisi yang pasti, boleh dibilang tidak ada kendala yang merintangi. Anda disuguhi informasi yang akurat, hal-hal yang dapat diraba dengan perangkat ukur yang berlaku sehingga hasil dari keputusan itu seakan terlihat jelas. Contoh, dalam keadaan pasar yang normal maka setiap penamabahan stok gudang sebanyak 20% akan terjadi peningkatan penjualan 5%.
Bagaimana bila keputusan itu dibuat di bawah bayang-bayang ketidakpastian dan risiko. Ternyata dua faktor ini lebih banyak mendominasi peta pemecahan masalah manajemen. Di sini, hasil keputusan selalu digambarkan dengan kata-kata: mungkin berhasil, mungkin gagal. Bahkan seringkali manajer tidak mengetahui apa kemungkinan yang bakal terjadi.
Sekian banyak penelitian menyimpulkan, kelemahan para manajer (termasuk lulusan MBA) justru karena mereka menggunakan metode alamiah dan melupakan proses ilmiah dalam membuat keputusan. Secara naluriah, manusia cenderung cepat membuat keputusan tanpa berlama-lama berpikir tatkala dihadapkan pada problem yang mendesak.
Coba simak contoh ini: Anda sedang mengendarai mobil di jalan toll. Kemudian Anda melihat jarum temperatur menunjuk angka tinggi yang disusul oleh mencuatnya asap dari kap mobil Anda tentu Andai segera menepikan mobil. Tindakan selanjutnya? Pasti membuka tutup mesin, mencari air, dari menambahkan air pada tangki radiator. Menghidupkan kembali mesin, dan berjalan mulus. Tiba-tiba problem serupa muncul lagi. Berarti, Anda telah membuang waktu dan mungkin mengadapi masalah lebih berat.
Kekurangan para manajer, sering membuat terapi hanya pada gejala yang nampak langsung, Sumber masalah tadi kemungkinan datang dari radiator yang bocor, tali kipas putus, thermostat rusak, atau jumlah penumpang yang berlebihan. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi bagus tentang management skills dan leadership, silakan KLIK DISINI ).
Pada prinsipnya keputusan terdiri dari dua klasifikasi. Keputusan yang diprogramkan dan yang tidak diprogramkan. Keputusan terprogram bersifat rutin dan pengulangan. Seorang manajer, atau katakan sebuah organisasi, dalam hal itu telah mempunyai cara-cara yang sistematis dan mapan dalam menangani permasalahan. Salah satu kategori dari kebijaksanaan terprogram itu, misalnya proses administrasi rumah sakit bila ada pasien baru. Para pembuat keputusan tinggal mengikuti manual yang sudah digariskan.
Keutusan yang tidak terprogram, misalnya memilih lokasi penempatan gudang baru. Pendeknya setiap masalah unik yang jarang sekali atau belum parah muncul dan terliput oleh kebijaksanaan yang sudah disusun perusahaan, tercakup dalam krangka pengambilan keputusan yang bersifat non program menjadi tugas para manajer yang telah memasuki hirarki organisasi puncak.
Sebab itu kebanyakan program pelatihan para top manajer umumnya diarahkan untuk meningkatkan kemampuan membuat keputusan terhadap masalah yang tidak diprogram. Semakin perusahaan mekar, yang dengan sendirinya melahirkan divisi dan unit-unit baru, maka keputusan di tengah krisis lebih sering dihadapi para manajer.
Dalam praktek manajemen, banyak problem datang dengan sendirinya ke hadapan para anajer, dan sebagian harus ditemui sendiri oleh para manajer. Namun tidak semua manajer mampu mengatasi setiap persoalan yang muncul, apalagi mencari permasalahan yang belum nampak. Penting untuk dipelajari, bagaimana menjatuhkan prioritas terhadap klasifikasi berat ringannya problem yang harus ditangani lebih dahulu, mana yang cukup didelegasikan kepada bawahan, mana yang musti diputuskan sendiri. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi bagus tentang management skills dan leadership,

Metode Kuantitatif dalam Pengambilan Keputusan
Secara umum, terdapat dua pendekatan dalam pengambilan keputusan, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif.
Secara sederhana, pendekatan kualitatif mengandalkan penilaian subyektif terhadap suatu masalah, sedangkan pendekatan kuantitatif mendasarkan keputusan pada penilaian obyektif yang didasarkan pada model matematika yang dibuat. Jika Anda meramalkan cuaca mendasarkan pada pengalaman, maka pendekatan yang digunakan adalah kualitatif. Namun jika, ramalan didasarkan pada model matematika, maka pendekatan yang digunakan adalah kuantitatif. Keputusan penerimaan karyawan berdasar nilai tes masuk adalah contoh lain pendekatan kuantitatif, sedang jika didasarkan pada hasil wawancara untuk mengetahui kepribadian dan motivasi maka pendekatan yang dilakukan adalah kualitatif.
Umumnya pendekatan kuantitatif dalam pengambilan keputusan yang menggunakan model-model matematika. Matematika sudah ditemukan oleh manusia ribuan tahun yang lalu dan telah banyak digunakan dalam banyak aplikasi. Salah satu aplikasi matematika adalah untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh sederhana, bagaimana mengatur 50 kursi dengan ukuran tertentu ke dalam sebuah ruangan dengan ukuran tertentu pula. Dengan ukuran kursi dan ruangan, maka akan ditemukan cara terbaik untuk mengatur kursi; apakah 5 baris kali 10 lajur, atau sebaliknya, semuanya tergantung ukuran ruangan yang ada.
Untuk kasus yang lebih kompleks tentu saja dibutuhkan model matematika yang lebih rumit. Telah banyak model analisis kuantitatif yang dikembangkan dalam pengambilan keputusan.













MANAJEMEN TENTANG PERENCANAAN, TUJUAN DAN PEMBUATAN KEPUTUSAN (Planning, Goal And Decision Making )
K. Management Bay Objective ( MBO )
Pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya sama.
Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

L. Sistem Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

M. Kebaikan dan Kelemahan MBO
Kebaikan : Kelemahan :
1. Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
2. Membantu manajer membuat tujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan
4. Membuat proses evaluasi. 1. Kelemahan yang melekat pada proses MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
2. Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

N. Unsur-unsur Efektivitas MBO
1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.

O. Bentuk-bentuk Pembuatan Keputusan ( Decision Making )
Pembuatan keputusan yaitu proses serangkaian kegiatan yang akan dilakukan dalam penyelesaian suatu masalah. Pembuatan keputusan ini dilakukan oleh setiap jabatan dalam organisasi. Manajer akan membantu keputusan yang berbeda dalam situasi dan kondisi yang berbeda pula.
Bentuk keputusan ini bisa berupa keputusan yang diprogram (Programmed decisions) atau tidak, bisa juga dibedakan antara keputusan yang dibuat di bawah kondisi kepastian, resiko dan ketidak pastian.
Keputusan terprogram yaitu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur yang terjadi secara rutin dan berulang-ulang. Contoh : penetapan gaji pegawai, prosedur penerimaan pegawai baru, prosedur kenaikan jenjang kepegawaian dan sebagainya.
Keputusan tidak terprogram (non-programmed decisions), yaitu keputusan yang dibuat karena terjadinya masalah-masalah khusus atau tidak biasanya. Contoh : pengalokasian sumber daya-sumber daya organisasi, penjualan yang merosot tajam, pemakaian teknologi yang termodern, dan lain sebagainya.
Keputusan dengan kepastian, resiko dan ketidak-pastian, ini tergantung dari beberapa aspek yang tidak dapat diperkirakan dan dipastikan sebelumnya, seperti reaksi pesaing, perubahan perekonomian, perubahan teknologi, perilaku konsumen dan lain sebagainya. Oleh karena itu ini terbagi dalam tiga jenis situasi, yaitu :
Kepastian (certainty), yaitu dengan diketahuinya keaaan yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tersedianya informasi yang akurat dan responsibility.
Resiko (risk), yaitu dengan diketahuinya kesempatan atau probabilitas setiap kemungkinan yang akan terjadi serta hasilnya, tetapi informasi yang lengkap tidak dimiliki oleh organisasi atau perusahaan.
Ketidak pastian (uncertainty), dimana manajer tidak mengetahui probabilitas yang dimiliki serta tidak diketahuinya situasi yang akan terjadi diwaktu mendatang, karena tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan. Umumnya ini menyangkut keputusan yang kritis dan paling menarik.
MANAJEMEN TENTANG Planning, Goal And Decision Making
P. Proses Pembuatan Keputusan
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Q. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan
Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan dapat bersifat resmi missal dengan pembuatan kelompok, bisa juga bersifat tidak resmi missal dengan meminta gagasan dan saran-saran. Pembuatan keputusan yang didasarkan pada sifat formal lebih efektif karena banyak masukan-masukan pengetahuan yang lainnya. karakteristik situasi keputusan dan gaya pembuatan keputusan manajemen akan mempengaruhi dan menentukan apakah pembuatan keputusan dilakukan secara kelompok atau tidak.

R. Metode Kuantitatif Dalam Pembuatan Keputusan
Operasi organisasi semakin komplek dan mahal, sehingga semakin sulit dan penting manajer dalam membuat rencana dan keputusan. Untuk itu diperlukan bantuan berbagai teknik dan peralatan kuantitatif. Teknik dan peralatan kuantitatif pembuatan keputusan dikenal dengan nama teknik management science dan operations research. Riset operasi menggambarkan, memahami, dan memperkirakan perilaku berbagai sistem yang komplek dalam kehidupan manusia. Tujuannya menyediakan informasi yang akurat.

Kasus dalam tujuan : MBO di Intel
Sebuah panduan manajer di intel manyadiakan arahan sebagai berikut :
Mulai dengan sebagian kecil tujuan yang dipilih.
Atur tujuan bawahan anda yang sesuai dalam tujuan anda.
Ijinkan bawahan anda untuk mengatur hasil utama mereka sendiri untuk melaksanakan tujuan mereka.
• Penerjunan dari tujuan dan maksud organisasi.
• Tujuan yang spesifik untuk setiap anggota.
• Pembuatan keputusan partisipatif.
• Menegaskan jangka waktu.
• Evaluasi penampilan dan kilas balik.
• Jelaskan tujuan korporasi pada tingkat dewan.
• Analisis tugas manajemen dan menemukan spesifikasi tugas resmi yang mengalokasikan tanggung jawab dan keputusan terhadap para manajer individual.
• Atur penampilan standar.
• Setuju dan atur tujuan spesifik.
• Meluruskan target individual.
• Mendirikan sistem informasi manajemen untuk memonitor pencapaian terhadap tujuan.
Lima Langkah MBO
Tinjauan Tujuan Organisasi
Tinjauan Tujuan Organisasi Operasional berikutnya
Mengatur tujuan karyawan
Pencapai tujuan mendapat bonus Kemajuan dimonitor
Penampilan dievaluasi

dikutip ;
http://aviff-puviez.blogspot.com/2010/01/management-by-objectives-mbo_03.html